لشركتك قواعدها الخاصة. ويجب أن يكون نظام ERP قادرا على تطبيقها.

شرط يتحقق منه النظام تلقائيا عند إدخال مستند أو اعتماده، مثل مبلغ يتجاوز حدا أو حقل إلزامي مفقود أو فترة محاسبية مغلقة. إذا لم يُستوفَ الشرط، يرفض النظام الإجراء أو ينبّه إليه.

لا. يبقى كل نوع من القواعد شفرة مختبَرة تأتي مع المنتج؛ يختار الاستشاري نوعا ويضبط الحدود والنطاق (المستأجر أو المورد أو الصنف أو العميل بحسب النوع). أما سلوك غير موجود في فهرس الأنواع فيتطلب تطويرا في المنتج.

نعم. تُعاد القاعدة على مستندات آخر 90 يوما الفعلية دون تغيير أي شيء، فيظهر عدد المستندات التي كانت ستُقيَّم وعدد التي كانت ستُمنع. ويمكن أن تبدأ القاعدة بوضع «تنبيه» قبل التحول إلى «منع»، وهي تُعطَّل ولا تُحذف.

رسالة مفهومة تذكر السبب بالأرقام: الحد المتجاوز أو الحقل الناقص أو الفترة المعنية. ويمكن للمساعد أن يشرح آخر رفض بلغة بسيطة ويرشد المستخدم خطوة بخطوة؛ ولا يكتب شيئا دون نقرة تأكيد.

القاعدة شرط يُفحص عند الإدخال أو الاعتماد النهائي. أما مسار الموافقة فسلسلة مراحل يُسمّى لها موافقون (بحسب الدور أو المستخدم أو مسؤول القسم أو المسؤول المباشر) مع مهل وتصعيد. ويجتمعان: يرفض نوع «مسار موافقة مطلوب» الاعتماد النهائي للمستند ما لم يُوافَق على مساره.